INTRODUCCION
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcion de actividades que deben seguirse en la realizacion de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas.
El manual incluye ademas los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacion.
Suelen contener informacion y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsion la informacion basica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacion y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente.
UTILIDAD
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcion de tareas, ubicacion, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucion.
Auxilian en la induccion del puesto y al adiestramiento y capacitacion del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el analisis o revision de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacion de trabajo como analisis de tiempos, delegacion de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacion o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracion arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacion del control interno y su evaluacion.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicandoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacion de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el analisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y metodos.
CONFORMIDAD DEL MANUAL
A) IDENTIFICACION
Este documento debe incorporar la siguiente informacion:
- Logotipo de la organizacion.
- Nombre oficial de la organizacion.
- Denominacion y extension. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
- Lugar y fecha de elaboracion.
- Numero de revision (en su caso).
- Unidades responsables de su elaboracion, revision y/o autorizacion.
- Clave de la forma. En primer termino, las siglas de la organizacion, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ultimo, el numero de la forma. Entre las siglas y el numero debe colocarse un guion o diagonal.
- B) INDICE O CONTENIDO
- Relacion de los capitulos y paginas correspondientes que forman parte del documento.
- C) PROLOGO Y/O INTRODUCCION
- Exposicion sobre el documento, su contenido, objeto, areas de aplicacion e importancia de su revision y actualizacion. Puede incluir un mensaje de la maxima autoridad de las areas comprendidas en el manual.
- D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
- Explicacion del proposito que se pretende cumplir con los procedimientos.
- Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracion arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacion del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se esta realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, ademas de otras ventajas adicionales.
- E) AREAS DE APLICACION Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
- Esfera de accion que cubren los procedimientos........./..........
|
